Порядок списания ГСМ на предприятии и составление акта

Содержание

Как заполняется образец акта на списание ГСМ

Бухгалтерия Онлайн

Сегодня почти все без исключения активы, различного рода имущество должны соответствующим образом списываться по истечении срока полезного использования, срока годности.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему – обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Это быстро и БЕСПЛАТНО!

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему – обращайтесь к консультанту:

+7 (812) 467-32-77 (Санкт-Петербург)

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Это быстро и БЕСПЛАТНО!

Одним из обязательных условий осуществления подобной процедуры является необходимость составления специальной документации.

В первую очередь это приказ на списание, а также специальный акт. Касаются подобные правила также и горюче-смазочных материалов.

Они имеют различные свойства, именно в зависимости от них устанавливается срок годности, полезного использования. Стоит заранее ознакомиться с основными свойствами, особенностями использования.

Содержание

Формат данного акта в законодательстве не установлен, может быть разработан специально для списания ГСМ. Все нюансы освещены в законодательстве, разобрать их стоит заранее.

Причина списания гсм в акте на списание

Ответы на вопросы по теме: “Причина списания гсм в акте на списание” с комментариями профессионалов для людей. Актуальность данных на 2020 год можно уточнить у дежурного специалиста.

Образец акта списания ГСМ – подробный обзор документа и правил его составления

Все расходы компании, что связаны с горюче-смазочными материалами, фиксируются в документах. Рассмотрим далее образец акта списания ГСМ, правила составления и аспекты, необходимые в бухгалтерском учете.

Порядок учета и списания ГСМ по путевым листам в 2021 году

К ГСМ относят топливо (бензин, дизельное топливо, сжиженный нефтяной газ, сжатый природный газ), смазочные материалы (моторные, трансмиссионные и специальные масла, пластичные смазки) и специальные жидкости (тормозные и охлаждающие).

Акт на списание ГСМ — бланк и образец в 2021 года

Достаточно большое количество организаций имеет на своем балансе различные транспортные средства и водителей. Соответственно, с этим связана отдельная категория затрат, а именно, приобретение горючих и смазочных материалов. Сюда относятся: масло, бензин, тормозная жидкость, смазка и другие жидкости, которые необходимы для работы техники. На таких предприятиях часто приходится оформлять различные документы, связанные с ГСМ, акт на списание не является исключением.

Файлы для скачивания:

Как списать бензин на газонокосилку в бюджетном учреждении

Здравствуйте, помогите пожалуйста найти информацию как правильно должен быть списан бензин используемый при работе газонокосилок, на основании каких документов.

Законодательством разработаны нормы списания ГСМ только для автотранспорта.

В отношении газонокосилок учреждение может списывать ГСМ по самостоятельно разработанным лимитам, а также в соответствии с технической документацией или информацией, предоставленной изготовителем техники.

Нормы списания ГСМ для газонокосилок следует утвердить приказом руководителя. Для этого проведите контрольный замер расхода топлива техники из расчета ее работы в течение часа. Результаты замера оформите актом.

Что такое ГСМ и какой порядок списания

Что такое ГСМ

В понятии ГСМ (горюче-смазочные материалы) объединены топливные ресурсы и прочие средства, требующиеся для бесперебойной работы транспортных единиц. К ним относятся:

  • основные топливные жидкости и газы;
  • вспомогательные вещества (смазки, масляные средства);
  • специальные материалы (тормозные, охлаждающие и другие жидкости).

Списание ГСМ осуществляется с применением нормативов, установленных Министерством транспорта РФ или организацией. При этом учитывается несколько факторов:

  • технические параметры транспортного средства;
  • время года и изменения сезонного характера;
  • акты замеров по расходованию топливных ресурсов (далее – ТР);
  • корректирующие коэффициенты, зависящие от условий эксплуатации.

Руководство издает приказ, и специалисты занимаются утверждение норм списания. Если наблюдается заметный перерасход, это может вызвать у налоговых служб дополнительные вопросы.

Учетные действия по количеству топлива, подлежащего списанию, осуществляются на основании следующих факторов:

  • фактическая работа маршрута в процессе рабочего дня;
  • реальный пробег ТС, совершенный за смену;
  • количество потребленного за день топлива;
  • норматив расходования на 100 километров пути.

Также на практике используется несколько вариантов оценивания ТР для последующего списания:

  • на основании себестоимости единицы ресурса;
  • на базе среднего значения себестоимости;
  • посредством метода ФИФО (с учетом стартовой стоимости первых приобретенных ресурсов);
  • способом ЛИФО (учитывая себестоимость последних купленных ТР).

Метод определяется каждой организацией по отдельности и включает в себя несколько направлений действий.

Что такое путевой лист

Путевой лист — первичный документ, в котором фиксируется пробег автомобиля. На основании этого документа можно определить расход бензина.

Организации, для которых использование транспортных средств является основным видом деятельности, должны применять форму ПЛ с реквизитами, которые указаны в разделе I приказа Минтранса от 11.09.2020 № 368.

Документ вступил в силу с 01.01.2021. Основные нововведения:

  1. Путевой лист обязателен при любой эксплуатации автомобиля вне зависимости от вида и нюансов перевозки.
  2. Введен новый реквизит «Сведения о перевозке».
  3. Обязательно нужно указывать марку прицепа.
  4. Ответственное лицо обязано указывать время выезда ТС на линию и время его возвращения.

С 01.09.2021 путевые листы заполняются с учетом новых правил технического контроля автомобилей, утв. приказом Минтранса от 15.01.2021 № 9.

Как заполнить путевой лист, пошагово рассказали эксперты КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.

Для организаций, которые используют автомобиль для производственных или управленческих нужд, возможна разработка ПЛ с учетом требований закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

Сомневаетесь в правильности оприходования или списания материальных ценностей? На нашем форуме можно получить ответ на любой вопрос, вызывающий у вас сомнения. Например, в этой ветке можно уточнить какая базовая норма расхода ГСМ, рекомендуемая Минтрансом.

С примером приказа об утверждении ПЛ можно ознакомиться здесь.

На практике организации часто используют ПЛ, которые были утверждены еще постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78. В этом постановлении есть формы ПЛ в зависимости от вида автомобиля (например, форма 3 — для легкового автомобиля, форма 4-П — для грузового).

О заполнении путевых листов с учетом последних нововведений вы можете узнать в Готовом решении от КонсультантПлюс. Пробный доступ к правовой системе можно получить бесплатно.

Задать вопрос и получить оперативный ответ по заполнению путевого листа вы можете в наших обсуждениях в группе «ВК».

Путевые листы должны регистрироваться в журнале регистрации путевых листов. Учет путевых листов и ГСМ взаимосвязан. В организациях, которые по роду деятельности не являются автотранспортными, ПЛ могут составляться с такой регулярностью, которая позволяет подтвердить обоснованность расхода. Главное — подтвердить расходы. Такие выводы содержатся, например, в письме Минфина России от 07.04.2006 № 03-03-04/1/327, постановлении ФАС Волго-Вятского округа от 27.04.2009 № А38-4082/2008-17-282-17-282.

Какую форму имеет документ

Какую форму имеет документ

Закон не обязывает оформлять акт по какой-то специальной форме. Конечно, составлять его можно в свободном стиле, но на практике многие утверждают для этих целей специальные шаблоны. Естественно, такой бланк должен отображаться в учетной политике компании. Главное, на что здесь нужно обращать внимание – это обязательные сведения, которые должны присутствовать в документе. К ним относятся:

  • название документа;
  • дата и место оформления;
  • сведения об организации;
  • хозяйственные операции, на которые расходовались ГСМ;
  • единицы расходованных материалов и их стоимость;
  • должностные лица;
  • подписи ответственных сотрудников.

Для чего нужен акт на списание ГСМ

Налоговый и бухгалтерский учеты компании – основные причины составления данного акта. С его помощью ответственные лица рассчитывают затраты, которые потребовались на приобретение расходных материалов для техники. Данные расходы вычитаются из прибыли, что позволяет снизить сумму общего налога.

Чтобы правильно выполнить списание ГСМ, кроме акта, понадобится путевой лист. Этот документ водитель получает перед отправлением в рейс. Здесь отображается вся информация о рейсе: время поездки, вынужденные и запланированные остановки, общий километраж. Соответственно, это все позволяет определить точные расходы ГСМ.

Как правило, расчеты производит бухгалтерский отдел. Именно в бухгалтерию водитель должен сдать свой путевой лист. Это позволяет руководству компании тщательно контролировать использование расходных материалов. Обычно это приводит к разумному использованию топлива и предотвращает его неоправданные расходы.

(Видео: «Списание ГСМ в 1С 8.3: пошаговая инструкция»)

Перечень механизмов

Горюче-смазочные материалы требуются для непрерывной и бесперебойной работы множества стационарных устройств и механизмов, а также для обеспечения автомобилей. Топливо в виде дизеля, бензина, газа актуально для легковых и грузовых автомобилей.

Масла и смазки имеют более широкий спектр действия и применяются не только для машин «на ходу», но и для единиц оборудования, инвентаря. Специальные жидкости имеют узкое назначение и приобретаются для конкретных видов устройств.

Чаще всего в рамках деятельности предприятий используются следующие виды техники:

  • грузовые и легковые автомобили;
  • автобусы;
  • погрузчики, оснащенные двигателем внутреннего сгорания;
  • трактора, грейдеры;
  • краны;
  • обогреватели;
  • бензопилы, газонокосилки;
  • автономные генераторы.

Списание затрат в бухгалтерском учете осуществляется на фактически израсходованный объем ТР.

Учет расхода ГСМ в путевом листе

Если мы проанализируем формы ПЛ, содержащиеся в постановлении № 78, то увидим, что в них есть специальные графы, предназначенные для отражения оборота ГСМ. Здесь указывается, сколько горючего в баке, сколько выдано и сколько осталось. Путем несложных вычислений выясняется количество использованного горючего.

Если же обратиться к приказу Минтранса № 368, то среди обязательных реквизитов ПЛ в нем не встретится требование отражать движение горючего. При этом в документе должны быть приведены показания спидометра на начало и конец пути, что позволит определить количество пройденных транспортным средством километров.

Когда ПЛ разработан организацией самостоятельно и в нем нет информации об использовании ГСМ, а содержатся только данные о количестве километров, нормативный объем использованных ГСМ можно рассчитать, используя распоряжение Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р. В нем есть нормы расхода топлива для разных марок транспортных средств и формулы для расчета расхода.

Таким образом, на основании ПЛ производится расчет либо фактического, либо нормативного списания ГСМ. Рассчитанные таким образом данные используются для отражения в бухгалтерском учете.

Однако применение ПЛ для учета расхода ГСМ в некоторых случаях невозможно. Например, когда бензином заправляются бензопилы, мотоблоки и др. аналогичная спецтехника. В этих случаях применяется акт на списание ГСМ.

Образец акта на списание ГСМ можно посмотреть и скачать на нашем сайте по ссылке ниже:

Возникающие нюансы ↑

Сам процесс составления рассматриваемого типа акта имеет большое количество самых разных нюансов и особенностей. Со всеми ними стоит разобраться заблаговременно.

К основным вопросам, рассмотреть которые нужно, относятся следующие:

  • порядок составления;
  • если по бензину;
  • другое топливо;
  • образец составления акта списания ГСМ.

Порядок составления

Формирование документа этого типа осуществляется при соблюдении определенного алгоритма. Он включает в себя:

Составляется комиссия Которая принимает на основании проведения осмотра определенное решение по этому поводу
Проводятся соответствующая сверка с путевым листом На основании которого осуществляется вычисление
Формируется в соответствующем формате акт
Составляется приказ на списание В определенной форме

Каждый этап важен, имеет некоторые особенности, нюансы. Например, составление приказа должно осуществляться за подписью исполнительного органа предприятия, главного бухгалтера.

Причем вне зависимости от сумм, которые фигурируют в рассматриваемом типе акта. Документ будет действителен только лишь при наличии соответствующих подтверждающих подписей.

Комиссия должна состоять не менее чем из 2 человек. Один из них должен являться председателем. Каких-либо особых требований к членам комиссии не предъявляется в рассматриваемом случае.

Но если будет проводиться списание не канцелярских товаров, а какой-либо более существенной или же дорогостоящей продукции, то члены комиссии должны иметь соответствующую компетенцию.

В противном случае акт списания может быть признан недействительным. Приказ на списание также должны быть составлен в соответствии с определенными законодательными нормами.

Необходимость оформления

Акт нужен для того, чтобы все подсчеты были осуществлены максимально точно и предоставлены в проверяющие структуры в полном объеме. Вариантов учета существует несколько.

Если компания небольшая, и документов мало, составление акта осуществляется лицом, которое ответственно за формирование бланка акта списания. Чаще всего это главный бухгалтер или сотрудник, подчиняющийся ему. Если предприятие крупное, для этих целей формируется специальная комиссия.

Оформление акта

Комиссионная группа – прерогатива крупных предприятий. Ее представители осуществляют сверку затрат с нормами, установленными в рамках организации, а также обеспечивают тестовые заезды с профессиональными водителями, чтобы проверить предполагаемые размеры ежедневно расхода топлива и других горюче-смазочных материалов.

Помимо этого, эксперты собирают все путевые листы, акты, отчетные документы в целях формирования новой месячной отчетности.

Бухгалтерский учет ГСМ

Как и все материально-производственные запасы, учет ГСМ в бухгалтерии ведется по фактической стоимости. Расходы, которые входят в фактическую стоимость, указаны в разделе II ФСБУ 5/2019 “Запасы”.

Важно! С 2021 года учет МПЗ ведется в соответствии с новым федеральным стандартом ФСБУ 5/2019 “Запасы” (он заменил ПБУ 5/01). О том, как изменились правила учета МПЗ, подробно рассказали эксперты КонсультантПлюс. Вы можете посмотреть разъяснения, если получите пробный доступ к правовой системе. Он бесплатный.

Принятие к учету ГСМ может осуществляться на основании приложенных к авансовому отчету чеков АЗС (если ГСМ приобретал водитель за наличный расчет) или на основании корешков талонов (если бензин приобретался по талонам). Если же водитель приобретает бензин по топливной карте, то учет ГСМ по топливным картам ведется на основании отчета компании — эмитента карты. Списание ГСМ может производиться следующими методами (раздел III):

  • по средней себестоимости;
  • по себестоимости 1-х по времени приобретения запасов (ФИФО).

Есть еще один способ списания — по себестоимости каждой единицы. Но на практике для списания ГСМ он неприменим.

Самый распространенный способ списания ГСМ — по средней себестоимости, когда стоимость остатка материала складывается со стоимостью его поступления и делится на суммарное количество остатка и поступления в натуральном выражении.

Заключение

Акт на списание ГСМ является не только важным документом для обоснования перерасхода материала для налоговой, но и основным документом для формирования бухгалтерского баланса, так что в его формировании обязательно должен участвовать бухгалтер, как ответственное лицо за расходование финансов и учет материальных средств.

Инструкция по поступлению бензина на склад и списания ГСМ с помощью документа требование-накладная – в этом видео:

Списание ГСМ (документооборот)

По схеме лекго проследить, какие документы и от кого должны поступить в бухгалтерию.

Акт на списание: какие правила составления существуют

Стандартного вида, в котором нужно заполнять акт, не существует. Как следствие, это открывает для компаний два варианта: либо каждый раз использовать произвольную форму, что крайне неудобно, либо составить собственный шаблон, что будет утвержден в рамках внутреннего Устава.

Так или иначе, вне зависимости от формы, в акте всегда должно быть указано:

Составление акта на списание

  • полное название организации
  • календарная дата составления
  • сведения о водителе
  • информация об автомобиле: номер и марка
  • используемые товары: наименование, количество и стоимость

В качестве одного из правил делового обычая все данные о горюче-смазочных материалах рекомендуется указывать в форме таблицы.

Правила составления

На базе учетной ведомости, путевых листов в рамках состава комиссии осуществляется оформление еще одного документа – акта. Законодатель не утвердил единую форму данной бумаги, поэтому ее разработка осуществляется по усмотрению специалистов предприятия.

Правила оформления подразумевают тот факт, что документ должен содержать следующие сведения:

  • материалы о членах комиссии, их личных данных и должностях;
  • сведения о водителях;
  • марки и модели транспортных средств, а также их эксплуатационные и технические критерии;
  • временные периоды списания;
  • информация по объемам конкретно затраченных ГСМ.

Кто занимается составлением Акта

Что касается сотрудника, который занимается непосредственно внесением сведений в документ, то он назначается руководителем. Как правило, эта обязанность возлагается на главного бухгалтера.

Также составлением акта может заниматься сотрудник отдела логистики, который является ответственным за все расходы компании. В больших корпорациях составлением актов о списании занимаются специально назначенные работники. Здесь управленец вправе сам выбирать, кому именно доверять данную процедуру.

Форма и реквизиты

Форма и реквизиты

Со стороны законодательства РФ унифицированной формы заполнения бумаги не предусмотрено. Поэтому акты списания ГСМ разрабатываются руководителями и бухгалтерами в самостоятельном порядке.

Они и будут использоваться в ежедневной деятельности предприятия, а также предоставляться на проверку контролирующим структурам и службам.

Если говорить о реквизитах, то есть обязательный набор конкретных данных, которые нужно включить в документ:

  • материалы о составителе, а также обо всех экспертах, входящих в состав комиссии (они включают фамилию, имя, отчество, должность, подписи);
  • сведения о водителях, для которых происходит составление документа;
  • данные об автомобиле/автомобилях и прочих транспортных средствах, подразумевающих использование горюче-смазочных материалов, в частности необходимо указать модели и марки, номера, технические и эксплуатационные параметры (год выпуска, пробег, цвет, тип кузова и т. д.);
  • период, за который осуществляется списание, чаще всего он равняется сроку в 1 месяц, квартал, полугодие, год;
  • размер списания (учитывается общий расход по каждой отдельной группе ГСМ, затем они суммируются, получается итоговый результат);
  • дата составления документа, которая фактически представлена датой списания ТР.

Образец, несмотря на отсутствие унифицированной формы, упростит процедуру заполнения и поможет избежать ошибочных сведений в процессе.

Списание бензина по путевым листам (налоговый учет)

Если со списанием ГСМ в бухгалтерском учете все достаточно просто, то признание этих расходов в налоговом учете вызывает вопросы.

1-й вопрос: в составе каких расходов учитывать ГСМ? Здесь возможны 2 варианта: материальные или прочие расходы. Согласно подп. 5 п. 1 ст. 254 НК РФ ГСМ включаются в состав материальных расходов, если они используются для технологических нужд. В прочие расходы ГСМ попадают, если они используются для содержания служебного транспорта (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ).

ВАЖНО! Если основная деятельность организации связана с перевозкой грузов или людей, то ГСМ — материальные затраты. Если транспортные средства используются в качестве служебных, то ГСМ — прочие расходы.

Второй вопрос: нормировать или нет расходы на списание ГСМ в рамках налогового учета? Ответ на него можно найти, связав реквизиты путевого листа и законодательные нормы:

  1. В ПЛ рассчитывается фактическое использование ГСМ. НК РФ не содержит прямых указаний на то, что расходы на ГСМ должны приниматься в налоговом учете только по фактическим нормам.
  2. ПЛ содержит информацию только о фактическом пробеге. Однако ГСМ могут рассчитываться по распоряжению № АМ-23-р, в п. 3 которого есть указание, что установленные им нормы предназначены в том числе и для расчетов по налогообложению. Минфин России в своих письмах (например, от 22.03.2019 № 03-03-07/19283, от 03.06.2013 № 03-03-06/1/20097) подтверждает, что распоряжение № АМ-23-р можно использовать для установления обоснованности затрат и определять расходы на ГСМ в налоговом учете по нормам, умноженным на пробег.

ВАЖНО! В налоговом учете ГСМ можно принимать как по фактическому использованию, так и по рассчитанному исходя из норм количеству.

На практике возможна ситуация, когда организация использует транспорт, нормы расхода топлива для которого в распоряжении № АМ-23-р не утверждены. Но в п. 6 этого документа есть разъяснения, что организация или ИП могут индивидуально (с помощью научных организаций) разработать и утвердить необходимые нормы.

Позиция Минфина России (см., например, письмо от 22.06.2010 № 03-03-06/4/61) такова, что до разработки норм списания ГСМ в научной организации юридическое лицо или ИП могут руководствоваться технической документацией.

В самом НК РФ разъяснений, как действовать в подобной ситуации, нет. В тех случаях, когда организация самостоятельно установила нормы списания ГСМ и, превысив их, учла в налоговом учете сумму сверхнормативного использования топлива, налоговая инспекция может не признать это расходом. Соответственно, возможно доначисление налога на прибыль. При этом суд вполне может поддержать позицию инспекции (см., например, постановление АС Северо-Кавказского округа от 25.09.2015 по делу № А53-24671/2014).

О величине штрафов за отсутствие путевого листа читайте в этой статье.

Основное назначение акта

Бухгалтерские документы

Основная цель документа — подсчет расходов, что совершила компания. Это необходимо для бухгалтерского и налогового учета. Именно благодаря им затраты на ГСМ можно исключить из прибыли, параллельно сократив базу налогообложения.

Важным элементом при составлении этого документа является наличие путевого листа, который выдается водителям. Так, он позволяет осуществлять ежедневный мониторинг того, сколько материала было потрачено за сутки.

Оформление справки о расходе топлива и ведомости

Ведомость о расходе топливных ресурсов включает в себя три основные части:

  1. Введение (сверху), содержащее данные о порядковом номере, наименовании организации, марке.
  2. Средняя область – таблица, включающая несколько граф для заполнения, сюда включаются данные по автомобилю, водителю, ГСМ, талонам на получение (при их применении).
  3. Заключительный этап располагается на обороте и включает фразу «всего по ведомости», а также подписи лиц, осуществляющих выдачу и сверку данных.

Хранение документов осуществляется на протяжении 5-ти летнего периода. Если обязанности сотрудника исполняются во вредных условиях, срок продлен до 75 лет.

Оформление справки о расходе

Как избежать ошибок при составлении

Чтобы процесс заполнения не сопровождался ошибками, необходимо соблюдают ряд правил:

  • использовать специальный шаблон;
  • прописать данные карандашом, а затем исправить их на ручку;
  • правильно сравнить нормы с фактом;
  • сосредоточиться на основных моментах;
  • учесть влияющие факторы.

Таким образом, акт на списание ГСМ – важный документ, составляемый в большом количестве организаций, где используются топливные ресурсы и смазочные жидкости. Оформлением занимается компетентный специалист, обладающий теоретическими и практическими знаниями в этом направлении. Образец составления отсутствует, но есть шаблон, которого стоит придерживаться во избежание ошибок и помарок.

Учет ГСМ в 1С представлен ниже.

Принятие документа — необходимо ли собирать комиссию

Списание в соответствии с законом и установленными нормами делового обычая возможно только тогда, когда акт утверждает комиссия. Она формируется внутри компании и включает в себя минимум два человека — утверждается комиссия. Ее назначение в обязательном порядке должно быть ознаменовано выпуском отдельного приказа.

По составу участников: в нее входят сотрудники из нескольких подразделений, и над каждым отделом назначается отдельное руководство.

Порядок приема документов

Основные задачи комиссии:

  • сверка представленных сведений с фактическими
  • выезды с водителями для проверки расходов
  • сбор путевых листов

Стоит также отметить и тот факт, что комиссия может быть создана и действительно нужна исключительно в рамках больших предприятий. В небольших организациях в ней не будет смысла.

Оцените статью
Рейтинг автора
5
Материал подготовил
Илья Коршунов
Наш эксперт
Написано статей
134
Добавить комментарий